உடனடியாக அது தொலைந்த இடத்துக்கு அருகில் இருக்கும் காவல் நிலையத்தில், தொலைந்த பத்திரங்க ளின் விவரங்களைத் தெளிவாக எழுதி, ஒரு புகார் கொடுக்க வேண்டும். அதில் அந்த பத்திரங்களை கண்டுபிடித்துத் தரும்படி கேட்க வேண்டும்.
காவல் நிலைய அதிகாரிகள் உங்கள் மனுவை பதிவு செய்துகொண்டு ஆவணங்களைக் கண்டுபிடிக்க முயற்சிப்பார்கள். காணாமல் போன ஆவணங்கள் கிடைத்தால், புகார் செய்தவரிடம் தந்துவிடுவார்கள். ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்துக்குள் கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை எனில், கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை (Non Traceable Certificate) என சான்றிதழ் தந்துவிடுவார்கள்.
அதனைப் பெற்றுக்கொண்டவுடன், அதைக் காண்பித்து தங்களுக்கு தெரிந்த வழக்கறிஞர் மூலமாக இரண்டு பிரபலமான நாளிதழ்களில் (ஒரு ஆங்கில நாளிதழ், ஒரு தமிழ் நாளிதழ்) பத்திரங்கள் காணவில்லை என்றும், ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்துக்குள் கண்டெடுப்பவர் வழக்கறிஞரிடம் தரவேண்டும் என்றும் விளம்பரம் செய்ய வேண்டும்.
தொலைந்த சொத்து பத்திரங்களை யாராவது கண்டெடுத்து, வழக்கறிஞரிடம் தந்தால், நாம் அந்த ஆவணங்களை பெற்றுக்கொள்ளலாம். அவ்வாறு கிடைக்கவில்லை எனில், பத்திரப் பதிவு அலுவலகங்களில் இருந்து பெறப்பட்ட பத்திரங்களின் நகலை (Certified Copies of the Documents) காணாமல் போன அசல் (Original) ஆவணங்களுக்கு பதிலாகப் பயன்படுத்திக்கொள்ள வேண்டும்.
இப்படி அசல் பத்திரம் காணாமல் போன சொத்துக்களை வாங்குபவர் கவனிக்க வேண்டியவை என்ன என்பதைப் பார்ப்போம்.
காவல் நிலையத்தில் புகார் செய்தபின், அசல் சொத்துப் பத்திரத்தைக் கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை என்று காவல் நிலையம் தரும் சான்றிதழ், பத்திரிகைகளில் வெளியான விளம்பரங்கள் போன்ற ஆவணங்களை, தங்களின் வழக்கறிஞரிடம் காண்பித்து அவர் ஒப்புதல் தரும்பட்சத்தில் அந்தச் சொத்தை வாங்கிக்கொள்ளலாம்.
புதிதாக பதிவு செய்யும் சொத்து ஆவணத்தில் அடுத்து வரும் வாசகம் கட்டாயம் இடம்பெறும்படி பார்த்துக் கொள்ள வேண்டும். “இந்தச் சொத்தில் எந்த வில்லங்கமும் இல்லை என்று விற்பவராகிய நான் உறுதி அளிக்கிறேன். பிற்காலத்தில் இந்த சொத்தில் எந்த வில்லங்கம் ஏற்பட்டாலும், விற்பவராகிய நான் முன்னின்று என் செலவில் வில்லங்கத்தை சரிசெய்வேன் என்று உறுதி அளிக்கிறேன்”.
அசல் ஆவணம் இல்லாத சொத்தின் மேல், வங்கியில் கடன் வாங்கும்போது சிக்கல் வர வாய்ப்பு இருக்கிறது. முன்னர் ஏற்பட்ட சில கசப்பான அனுபவங்களால் சில வங்கிகள் கடன் வழங்க தயக்கம் காட்டக்கூடும். ஏனெனில், முன்பெல்லாம் சொத்தின் ஆவணங்களை கொலாட்ரல் செக்யூரிட்டியாக (Collateral Security) கொடுத்து, வங்கியில் கடன் பெறுவார்கள். ஆனால், பத்திரப் பதிவு அலுவலகத்தில் அவ்வாறு கடனுக்காக கொலாட்ரல் செக்யூரிட்டி கொடுப்பதைப் பதிவு செய்யமாட்டார்கள். அதனால் கடன் பெறுவது வில்லங்கச் சான்றிதழில் தெரியாது.
ஒரு சிலர் பல்வேறு காரணங்களால் தாங்கள் வங்கிக்கு கொடுக்க வேண்டிய கடனைக் கொடுக்காமல், மேற்கூறியவாறு சொத்து ஆவணங்கள் தொலைந்துவிட்டது என்று காவல் நிலையத்திலும், பின்பு பத்திரிகைகளிலும் விளம்பரம் கொடுத்து வழக்கறிஞரிடம் சான்று பெற்று சொத்தினை விற்றுவிடுவார்கள். பிற்காலத்தில் சொத்தை வாங்கியவரும், கடன் கொடுத்த வங்கியும் நீதிமன்றங்களை நாடும். பொதுவாக, கடன் கொடுத்த வங்கிதான் வெற்றி பெறும். ஆனாலும் நீண்ட கால தொல்லைகள் உண்டாகும். வாங்கியவருக்கும் நஷ்டம் ஏற்படும்.
இதுமாதிரியான தவறுகள் நடக்காதிருக்க, தற்போது வங்கியில் ஆவணங்களை வைத்துக் கடன் பெற்றால், Memorandum of Deposit of Title Deeds (MOD) என்ற ஆவணம் பத்திரப் பதிவு அலுவலகத்தில் பதிவு செய்யப்படும். இது வில்லங்க சான்றிதழில் தெரியவரும். இந்தமுறை கடந்த 10 ஆண்டுகளாக செயல்பட்டு வருகிறது.
பொதுவாக, சொத்தின் அசல் ஆவணங்கள் தொலைந்துவிட்டால், அந்த சொத்தின் மதிப்பு, சந்தை (Market) மதிப்பைவிட சற்று குறைவாகவே இருக்கும். மேலும், ஆவணங்களை தொலைத்தவர் கீழ்க்கண்ட முறையை பின்பற்றினால், வாங்குபவருக்கு நம்பிக்கை ஊட்டுவதாக இருக்கும்.
ஆவணங்களை தொலைத்தவர், அவருடைய மனைவி அல்லது மகன் எவருக்காவது அந்த சொத்தினை தான செட்டில்மென்ட் (Settlement Deed) மூலம் எழுதிக் கொடுக்கலாம். இதற்கான செலவு என்பது சொத்தின் மதிப்பு 25,00,000 ரூபாய்க்கு மேல் இருப்பின் ரூ.33,000 வரை செலவாகும். அந்த செட்டில்மென்ட் பத்திரத்தில், அந்த சொத்தினை வாங்கிய விவரம், சொத்தின் ஆவணங்கள் விவரம், அவை காணாமல் போன விவரம், காவல் நிலையத்தில் புகார் கொடுத்த விவரம், வழக்கறிஞர் மூலம் பத்திரிகைகளில் விளம்பரம் அளித்த விவரம் ஆகியவற்றை முறையாக எழுதிப் பதிவு செய்யலாம்.
இந்த செட்டில்மென்ட் பத்திரத்தை கொண்டு, வீடாக இருந்தால் பட்டா, வீட்டு வரி ரசீது, மின் வாரிய ரசீது ஆகியவற்றை சொத்து செட்டில்மென்ட் செய்தவர் மேல்மாற்றம் செய்துவிடலாம்.
இதனால் அந்த செட்டில்மென்ட் ஆவணத்தில் உங்கள் புகைப்படத்துடன், தற்போதைய விலாசம், அதற்குறிய சான்றுகள் ஆகியவை மூலம் நீங்கள்தான் அந்த சொத்தின் உரிமையாளர் எனவும், நீங்கள் அதை மனைவிக்கோ, மகனுக்கோ செட்டில்மென்ட் செய்துவிட்டீர்கள் எனவும் வில்லங்க சான்றிதழ் மூலம் தெரியவரும். பின்பு உங்கள் மனைவியோ அல்லது மகனோ இந்த சொத்தினை மேற்கூறிய ஆவணங்களைக் காட்டி சுலபமாக விற்கலாம்.